Software para Inventarios en Colombia

¿Tu sistema de inventarios es un caos? Aquí te explicamos cómo encontrar el software de inventario correcto para tu empresa en pocos minutos.

¿Qué es un software de inventario?

Un software de inventarios es una herramienta informática diseñada para ayudar a las empresas a gestionar y controlar sus existencias de manera eficiente. Este tipo de sistema de gestión permite registrar y monitorear en tiempo real las entradas y salidas de productos o materias primas en un almacén, actualizando automáticamente la base de datos con cada movimiento.

Generalmente, los programas para control de inventarios ofrecen funcionalidades avanzadas como la integración con tiendas online, la utilización de escáneres de código o lectores de código para la identificación rápida de productos mediante códigos de barra o códigos QR, y el acceso a inventarios en la nube para gestionar los niveles de stock desde cualquier lugar. 

¿Para qué sirve un software de inventario?

Su principal función es entonces realizar un seguimiento exhaustivo de los bienes a través de toda la cadena de suministro, desde la recepción hasta la distribución. Por lo tanto, este tipo de software sirve para llevar el control del inventario, ayudado a reducir el error humano al automatizar el registro y seguimiento de los productos.

Tipos de software de inventario

Existen varios tipos de software de inventarios, cada uno con características específicas que se adaptan a diferentes necesidades empresariales. Veamos cada uno.

Programa de inventario periódico

El software de gestión de inventario periódico realiza valoraciones a intervalos regulares (semanales, mensuales, trimestrales o anuales), calculando el costo de los bienes vendidos (COGS) al agregar nuevas compras de inventario durante el período y deducir el inventario al final del mismo. 

Esta opción es adecuada para empresas que no requieren una actualización constante del inventario.

Sistema de inventario permanente

El software de gestión de inventario permanente actualiza el inventario de manera continua. Cada vez que se compra, recibe, devuelve o vende un artículo, el sistema se actualiza automáticamente, proporcionando una vista actualizada de los niveles de inventario. 

Este software de gestión de inventarios la suelen utilizar las grandes empresas que necesitan optimizar las órdenes de compra y mantener un control preciso del stock.

Software de inventario con código de barras

El software de inventario con código de barras escanea y registra cada movimiento de producto, utilizando códigos de barra o códigos QR. Esta solución es eficaz para reducir el error humano y es especialmente útil en grandes empresas. 

Los programas para inventarios que incorporan esta tecnología son esenciales para una gestión de inventario eficiente.

Software de identificación por radiofrecuencia

Por último, el software de identificación por radiofrecuencia (RFID) utiliza etiquetas y lectores para gestionar grandes volúmenes de inventario en múltiples almacenes. 

Esta tecnología inalámbrica permite leer datos de las etiquetas, como el número de lote y la fecha de producción, sin necesidad de contacto visual directo, lo que agiliza el control de inventarios y mejora la precisión.

El panorama de la gestión de inventarios en Colombia

La gestión de inventarios es un desafío clave para muchas empresas en Colombia, especialmente para las micro y pequeñas empresas que buscan optimizar sus procesos logísticos. Si formas de estas organizaciones, te habrás enfrentado a problemáticas que impactan directamente en tu eficiencia operativa y capacidad para cumplir con las demandas del mercado. 

Algunos de los problemas más frecuentes son los siguientes:

• Falta de Espacio para el Almacenamiento: Las empresas suelen encontrarse con almacenes saturados donde no es posible organizar adecuadamente la mercancía, lo que afecta la rotación de inventarios y dificulta la localización de productos.

• Errores en el Picking:Los errores en el picking, o selección de productos, son una fuente constante de reprocesos. La mala clasificación o etiquetado de productos puede llevar a que los clientes reciban mercancía incorrecta. Este es un punto crítico dentro de la cadena de suministro, y su mejora es esencial para garantizar entregas precisas.

• Inventarios Desactualizados: Muchas empresas todavía dependen de métodos manuales o herramientas básicas como hojas de cálculo para llevar el control de sus productos. Este enfoque es propenso a errores humanos y dificulta la identificación de mercancía obsoleta o sobrante. Una auditoría sorpresa suele revelar problemas como estos, mostrando la necesidad de implementar un sistema de inventarios que permita una actualización automática y precisa.

• Falta de Control sobre Indicadores de Rendimiento (KPIs): Sin métricas claras que evalúen la eficiencia de los procesos, las empresas pierden oportunidades para mejorar tiempos de entrega y reducir errores. La implementación de un software de gestión de inventarios en Colombia permite automatizar el seguimiento de estos indicadores, ayudando a las empresas a tomar decisiones más informadas y estratégicas.

• Desafíos en Fechas de Alta Demanda: Eventos como el Black Friday destacan la importancia de una gestión eficiente del inventario. Según la Cámara de Comercio Electrónico (CCE), las ventas durante este evento en Colombia experimentan un incremento de hasta un 440%. Las empresas que no se preparan adecuadamente enfrentan dificultades para satisfacer la alta demanda, lo que impacta directamente en su rentabilidad.

• Gestión Manual del Inventario: El uso de métodos manuales para la gestión de inventarios sigue siendo común en muchas empresas. Este enfoque, que incluye el uso de hojas de cálculo o registros en papel, aumenta significativamente la probabilidad de errores.

• Cambios en la Legislación Tributaria: Finalmente, la legislación tributaria en Colombia puede influir en la selección de herramientas para la gestión empresarial. De aprobarse la nueva Reforma Tributaria 2.0, sería necesario reflejar los cambios correspondientes en el sistema y tomar en cuenta aspectos como los nuevos valores límite de unidades de valor tributario (UVT), como así también el incremento de impuestos y la posible eliminación del Régimen Simple. 

Si has experimentado alguno de estos desafíos en tu gestión de inventarios, contar con un software de inventarios en Colombia puede cambiar tu panorama actual y posicionar tu empresa en un ciclo de mejora continua, evitando problemas mayores que luego te persigan en tu camino hacia el crecimiento empresarial.

¿Cuáles son los desafíos al implementar un software de inventarios en Colombia?

La adopción de un software para inventarios en Colombia es una solución efectiva para optimizar la gestión empresarial, pero su implementación no está exenta de desafíos. Las empresas a menudo enfrentan obstáculos que van desde resistencias culturales hasta errores administrativos, lo que puede retrasar o complicar el proceso de transformación digital. Aquí te mostramos algunos de ellos y sus causas.

Resistencia Cultural al Cambio Tecnológico

Muchas empresas, especialmente las micro y pequeñas, se muestran reticentes a abandonar sus métodos tradicionales. Según un estudio realizado por la Universidad de la Sabana, ni siquiera el 1% de las empresas colombianas se encuentran en el segmento de nativos digitales, mientras que la mayoría permanecen en un estado de rezago digital. 

Esto refleja una preferencia por procesos manuales y conocidos, como el uso de hojas de cálculo, frente a la implementación de un sistema de la gestión de inventario más avanzado.

Falta de Formación del Personal

La falta de conocimiento técnico y la insuficiente capacitación del personal son barreras significativas. Para aprovechar al máximo un software de gestión de inventarios en Colombia, los equipos deben estar bien formados en su uso. 

Sin embargo, muchas empresas no invierten lo suficiente en este aspecto, lo que conduce a errores operativos y mal uso del sistema. Esto es especialmente relevante cuando se implementan soluciones robustas como Zoho Inventory, que requieren un nivel básico de familiarización para evitar errores en el inventario.

Errores Administrativos y de Comunicación

Los errores administrativos son otro desafío común. La falta de integración entre las áreas de administración y comercial puede dar lugar a problemas en el procesamiento de pedidos y la actualización de inventarios. Sin una base de datos precisa y actualizada, las empresas corren el riesgo de tomar decisiones erradas, lo que afecta directamente su eficiencia operativa.

Dificultad para Prever la Demanda

En un entorno empresarial cambiante, la imprevisibilidad de la demanda es una constante. Las empresas que no cuentan con un software de gestión adecuado pueden tener dificultades para ajustar sus niveles de inventario de manera eficiente. Esto se traduce en excesos de stock o falta de productos esenciales, lo que impacta negativamente en la experiencia del cliente.

Necesidad de Cumplimiento Normativo

La legislación tributaria en Colombia cambia con frecuencia, lo que añade un nivel de complejidad a la gestión empresarial. Las empresas necesitan un software de inventarios colombia que no solo les permita gestionar su inventario, sino también cumplir con las regulaciones locales impuestas por la DIAN. Esto incluye la generación de informes tributarios y la automatización de declaraciones fiscales.

Importancia de la Asistencia Técnica y el Soporte

La falta de soporte técnico confiable es un problema que no debe subestimarse. Las empresas que adoptan nuevas tecnologías necesitan contar con un equipo de soporte que les ayude a resolver problemas rápidamente. Sin este apoyo, la implementación de un sistema de inventarios puede resultar en interrupciones operativas significativas.

A pesar de estos desafíos, la adopción de un software de inventarios en Colombia es esencial para mantenerse competitivo en el mercado actual. Con la capacitación adecuada, la integración de sistemas y el respaldo técnico necesario, las empresas pueden superar estas barreras y transformar sus procesos logísticos, logrando una eficiencia operativa que impacte positivamente en su rentabilidad.

¿Cómo elegir tu software de inventarios en Colombia?

Para evitar algunos de estos obstáculos al implementar un software de inventarios en Colombia, es crucial que prestes atención al elegir tu sistema de inventarios. Evaluar los aspectos más importantes y prepararse para el momento de la implementación te evitará ciertos dolores de cabeza y hará que la transición a la digitalización sea más sencilla.

Aquí abajo te proporcionamos una breve guía sobre qué debe tener un software de inventario y qué pasos seguir para tomar la mejor decisión.  

1 | Revisa que tu software de control de inventarios tenga las siguientes características

Estas son las funciones básicas de un software de control de inventarios  en Colombia:

• Optimización del inventario: Equilibra y optimiza el stock para cumplir con los objetivos de ingresos y servicio al cliente. También categoriza el inventario según atributos como tipo de artículo, utilidad y rango de precios. Por otro lado, también agrega etiquetas personalizadas a los productos e identifica tendencias de ventas basadas en estas etiquetas.

• Identificación de productos: Vincula códigos de barras o números de serie con artículos específicos. Supervisa el inventario con base en atributos del producto como peso, altura, lote, fecha y número de serie.

• Auditoría de inventario: Ejecuta revisiones periódicas (recuentos cíclicos) de los registros de inventario. Alerta a la gestión sobre cualquier discrepancia o lapso de proceso.

• Previsión: Calcula gastos, ventas y otras variables basándose en datos/tendencias pasadas y presentes. Reduce los gastos operativos y de capital, y ayuda a prever problemas basándose en datos históricos.

• Gestión de órdenes de compra: Crea, revisa y modifica órdenes de compra electrónicas de proveedores. Optimiza el proceso de adquisición y asegura que el inventario esté siempre al nivel adecuado.

• Gestión de inventario en la nube: Permite acceso y control de inventarios desde cualquier lugar. Facilita la sincronización en tiempo real entre múltiples ubicaciones.

• Control de inventarios con lector de código: Utiliza escáneres de código para registrar movimientos de productos. Reduce el error humano y mejora la precisión del inventario.

Además, revisa que tu elección y tus dispositivos cumplan con los requerimientos para un software de inventario básicos, como por ejemplo, el tipo de sistema operativo (32 o 64 bits, memoria RAM, servidor adecuado, sistema en línea, entre otros elementos).

2 | Revisa las integraciones del programa de inventario con otras herramientas

Un software de inventario debe integrarse perfectamente con su plataforma de comercio electrónico y otras herramientas esenciales. La integración eficiente asegura que todas las operaciones de su tienda en línea, desde la actualización del stock hasta la gestión de pedidos, se realicen sin problemas.

Aquí hay una lista de los tipos de software con los que debe conectarse:

• Plataformas de Ecommerce: Shopify, WooCommerce, Magento, BigCommerce.

• Software de Contabilidad: QuickBooks, Xero, FreshBooks.

• Pasarelas de Pago: PayPal, Stripe, Square.

• Software de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM): Salesforce, HubSpot, Zoho CRM.

• Herramientas de Transferencia de Información: Google Drive, Dropbox, OneDrive.

• ERP (Enterprise Resource Planning): SAP, Oracle, Microsoft Dynamics.

3 | Investiga si el sistema de inventarios tiene conexión a Big Data

Un sistema para inventarios moderno debe estar conectado a tecnologías de Big Data para proporcionar información detallada y útil sobre las tendencias de ventas, patrones de demanda y comportamiento del cliente. Esto permite a las empresas tomar decisiones basadas en datos y optimizar sus operaciones. 

Además, es esencial que el software tenga capacidades avanzadas de análisis para interpretar estos datos y convertirlos en información accionable.

4. Seguridad de los Datos

La seguridad es un aspecto no negociable en la elección de un software para control de inventarios. Dado que este software maneja datos sensibles, desde información del cliente hasta detalles financieros, es crucial que ofrezca medidas robustas de seguridad. Esto incluye encriptación de datos, autenticación de dos factores, y copias de seguridad regulares. 

Asegúrese de que el software de inventario en la nube cumpla con las regulaciones de protección de datos más estrictas, como el GDPR en la Unión Europea.

5 | Ajusta tu presupuesto. ¿Cuánto cuesta un software de inventarios? Precio

El precio de software de inventarios varía significativamente según las funcionalidades, el tamaño de la empresa y las necesidades específicas. En el siguiente apartado, te daremos una idea aproximada del costo mensual que implica contar con uno de estos sistemas para tu empresa. 

¿Cuánto cuesta un software de inventario  en Colombia? Precios promedio

Al considerar la implementación de un software de gestión de inventarios en Colombia, es fundamental evaluar los costos asociados y las opciones disponibles en el mercado local. Como te mencionamos anteriormente, esos precios varían según el número de usuarios, las funcionalidades ofrecidas y el proveedor seleccionado. 

A continuación, te mostramos un panorama general del precio de software de inventarios  en Colombia de acuerdo con proveedores locales como .

6 tendencias en el software de inventarios

Ahora bien, también es cierto que los avances tecnológicos están cambiando el contexto actual de todo el mercado de software, pero especialmente en los software para inventarios en Colombia. Por mencionar algunas tendencias para 2024, tenemos la integración de la inteligencia artificial (IA), la automatización y el Internet de las Cosas (IoT), entre otras.

Inteligencia Artificial y Aprendizaje Automático

La inteligencia artificial (IA) se ha convertido en un pilar fundamental para la optimización de procesos en sectores como el retail y el consumo masivo. Según el informe Ascendant de Minsait, un 20 % de las empresas de estos sectores ya han integrado la IA en sus estrategias, con un enfoque en la mejora de la eficiencia y la gestión de inventarios. 

La IA permite predecir la demanda, optimizar niveles de stock y automatizar tareas repetitivas, lo que reduce errores y costos operativos. Además, las herramientas basadas en IA fortalecen la cadena de suministro, proporcionando análisis predictivos que mejoran la toma de decisiones.

Sensores IoT para una Gestión en Tiempo Real

El Internet de las Cosas (IoT) está revolucionando la forma en que las empresas monitorean y gestionan sus inventarios. Los sensores IoT permiten rastrear productos en tiempo real, proporcionando información detallada sobre su ubicación y estado. 

Esta tecnología es especialmente útil en procesos de picking y distribución, mejorando la precisión y velocidad de las operaciones. Al implementar esta tendencia, las empresas pueden mantener niveles óptimos de inventario, evitando tanto el exceso como la falta de stock.

Automatización y Robótica

La automatización es otra tendencia que está cambiando el juego en la gestión de inventarios. Desde robots de picking hasta almacenes completamente automatizados, estas soluciones permiten a las empresas operar de manera ininterrumpida, maximizando su capacidad operativa. 

Los robots móviles autónomos, por ejemplo, pueden transportar mercancías dentro de los almacenes, agilizando la preparación y despacho de pedidos. Estas tecnologías no solo reducen los tiempos de operación, sino que también mejoran la precisión, minimizando los errores humanos.

Soluciones SaaS y Gestión en la Nube

La gestión de inventarios en la nube está ganando popularidad en Colombia, gracias a su flexibilidad y escalabilidad. Los sistemas SaaS (Software as a Service) permiten a las empresas acceder a su sistema de inventarios desde cualquier lugar, facilitando la colaboración entre equipos y proporcionando actualizaciones en tiempo real. 

Además, estas soluciones son altamente personalizables y escalables, lo que las hace ideales para empresas de diferentes tamaños, desde startups hasta grandes corporaciones.

Omnicanalidad en la Gestión de Inventarios

La omnicanalidad es esencial para ofrecer una experiencia de compra coherente y fluida. Con la creciente demanda de los consumidores por compras tanto en línea como en tiendas físicas, los sistemas de gestión de inventarios deben integrar estos canales de manera eficiente. Esto asegura que los clientes tengan acceso a los productos que desean, independientemente del canal que utilicen, y reduce las fricciones en el proceso de compra.

Logística de Terceros (3PL) y Logística Inversa

La logística tercerizada (3PL) es una tendencia que permite a las empresas externalizar la gestión de sus inventarios, especialmente en el contexto del e-commerce. Con la expansión del comercio electrónico, la logística inversa, que incluye la gestión de devoluciones, se ha convertido en un componente crítico. Las empresas pueden recurrir a operadores 3PL para manejar estos procesos, optimizando recursos y mejorando la eficiencia.

La adopción de estas tendencias tecnológicas representa una oportunidad estratégica para las empresas en Colombia. Con la capacitación adecuada, la integración de sistemas y el respaldo técnico necesario, las empresas pueden superar estas barreras y lograr una eficiencia operativa que impacte positivamente en su rentabilidad.

Con toda esta información, ya estarás listo para adquirir tu software de control inventarios. Pero, si aún tienes dudas, ¡contacta con nuestros asesores! Ellos te guiarán en el proceso.