Software RPA en Colombia

¿Buscas un software RPA? ¡Te ayudamos a elegir el adecuado!

¿Qué es un Software RPA? Significado

El software RPA, Automatización Robótica de Procesos, (Robotic Process Automation, por sus siglas en inglés) se refiere a una categoría de tecnología de automatización que emplea robots de software para emular las interacciones humanas con sistemas digitales y aplicaciones de software.

Este tipo de software está diseñado para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas que normalmente llevarían a cabo los empleados humanos. Tales como la entrada de datos, la generación de informes, y el manejo de transacciones.

Características de los programas de RPA

Fácil Configuración de Bots

Los bots de RPA pueden configurarse de manera sencilla para realizar una amplia gama de tareas repetitivas y basadas en reglas. Utilizando principios de Drag & Drop, los usuarios pueden crear flujos de trabajo sin necesidad de conocimientos avanzados de programación.

Esta tecnología de automatización permite definir qué bots utilizar y establecer las reglas que seguirán, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa.

Capacidades de Aprendizaje Automático

El software RPA incorpora inteligencia artificial y capacidades de aprendizaje automático, permitiendo a los bots manejar datos no estructurados, como manuscritos, escaneos y fotografías.

Esto amplía el alcance de las tareas que los bots pueden automatizar, mejorando la eficiencia y la calidad del trabajo.

Integración con Plataformas Empresariales

Los bots de RPA se integran perfectamente con las aplicaciones y sistemas existentes en la empresa, actuando como si fueran usuarios humanos.

Esta integración permite que el software de RPA automatice procesos sin necesidad de realizar cambios significativos en la infraestructura tecnológica de la empresa.

Escalabilidad y Monitoreo

Una de las grandes ventajas del sistema RPA es su escalabilidad. Las empresas pueden comenzar con la automatización de procesos clave y, a medida que ven los beneficios de la RPA, expandir la automatización a otros departamentos.

Los bots son monitoreados continuamente para garantizar su correcto funcionamiento y pueden ser reconfigurados según las necesidades cambiantes de la empresa.

¿Cómo funciona un sistema RPA?

1 | Definición y Configuración

Primero, se identifican las tareas repetitivas y basadas en reglas que se desean automatizar. Estas tareas pueden incluir la entrada de datos, la generación de informes y la gestión de transacciones. Luego, el usuario realiza la secuencia de acciones en la interfaz de usuario, mientras el software RPA registra cada paso. Esta grabación de procesos permite que el software cree un bot basado en la secuencia de acciones registrada, programado para replicar las acciones humanas de manera precisa.

2 | Programación del Bot

A continuación, se configuran las reglas y condiciones bajo las cuales el bot debe operar. Estas reglas pueden incluir horarios específicos o eventos desencadenantes. El bot se programa para realizar las tareas definidas, como leer pantallas, introducir datos y navegar por diferentes sistemas. La configuración de reglas asegura que el bot funcione de manera autónoma y eficiente, ejecutando las tareas directamente en la interfaz de usuario de las aplicaciones.

3 | Ejecución de Tareas

Una vez configurado, el bot puede operar de manera autónoma, sin necesidad de intervención humana. Este bot interactúa con múltiples sistemas y aplicaciones, realizando tareas como la lectura de pantallas, la introducción de datos, la extracción de información y la navegación por sistemas. La capacidad del bot para ejecutar estas tareas de manera rápida y precisa mejora significativamente la eficiencia operativa y reduce la posibilidad de error humano.

Los elementos de un programa de RPA

El software RPA se compone de varios elementos fundamentales que permiten la automatización eficiente de tareas. 

Estos son:

Bots de RPA

Los bots de RPA son el núcleo del software de RPA. Funcionan como la fuerza laboral digital que ejecuta tareas repetitivas y basadas en reglas. Estos bots pueden realizar una amplia gama de actividades, desde rellenar formularios y procesar facturas hasta transferir datos entre sistemas. Gracias a avances en inteligencia artificial, los bots también pueden manejar tareas más complejas, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el procesamiento del lenguaje natural. La capacidad de estos bots para automatizar procesos con rapidez y precisión elimina el error humano y mejora la eficiencia operativa.

Diseñador de Bots (Studio)

El diseñador de bots, también conocido como studio, es una plataforma donde se crean y configuran los bots. Este entorno permite a los usuarios diseñar flujos de trabajo de automatización utilizando herramientas visuales y actividades predefinidas. Las interfaces de los estudios varían según el proveedor, pero algunas ofrecen editores intuitivos de arrastrar y soltar que no requieren conocimientos avanzados de programación. En el estudio, los desarrolladores trabajan con variables, condiciones y bucles para definir el comportamiento de los bots, asegurando que puedan adaptarse a diversas necesidades empresariales.

Orquestador

El orquestador es el componente central del software de automatización robótica de procesos. Actúa como la sala de control donde se gestionan, programan y supervisan los bots. El orquestador permite la integración de bots con aplicaciones de terceros, la programación de ejecuciones, y la monitorización del estado y rendimiento de los bots. Además, facilita la gestión centralizada de proyectos de automatización, asegurando que los recursos se utilicen de manera eficiente y coordinada. Esto es crucial para empresas que necesitan manejar múltiples bots y procesos de automatización complejos, ya que el orquestador permite compartir y reutilizar recursos entre diferentes departamentos.

¿Cómo elegir un software RPA?

Seleccionar el software RPA adecuado para tu organización es una decisión crucial que puede tener un impacto significativo en la eficiencia operativa y el retorno de la inversión. A continuación, se detallan los pasos y consideraciones esenciales para elegir el mejor software RPA para tu empresa.

1 | ¿Realmente Necesitas un Software RPA? ¿Para Qué?

El software RPA está diseñado para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas que consumen tiempo y recursos valiosos. Esta tecnología es ideal para empresas de diversas industrias, incluyendo servicios financieros, atención médica, manufactura, sector público, y comercio minorista.

La automatización robótica de procesos es aplicable en áreas como finanzas, cumplimiento, legal, servicio al cliente, operaciones y TI.

Si te encuentras dentro de ese grupo, ya tenemos un primer paso dado en la dirección correcta.

Pero, ¿realmente la necesitas? Revisa tu situación actual:

• ¿Tienes errores frecuentes en la entrada de datos o en la ejecución de procesos repetitivos?
• ¿Enfrentas ineficiencias operativas debido a la ejecución manual de tareas tediosas y que consumen mucho tiempo?
• ¿Son altos los costos operativos relacionados con el mantenimiento de un gran personal para tareas administrativas y de back-office?
• ¿Tu empresa tiene dificultades para escalar rápidamente en respuesta a las demandas del negocio o durante picos de trabajo?
• ¿Experimentas tiempos de respuesta lentos en el procesamiento de la información y en la respuesta a las necesidades de los clientes?
• ¿Te resulta difícil mantener el cumplimiento con regulaciones debido a la inconsistencia y al riesgo de error humano?
• ¿Necesitas acceso a datos en tiempo real para facilitar la toma de decisiones informada y oportuna?

Si la mayor parte de las respuestas es sí, podemos continuar. 

2 | ¿Qué Tipo de Software RPA Necesitas?

Existen varios tipos de software RPA diseñados para diferentes necesidades y niveles de automatización:

1. RPA Asistida: Esta tecnología de automatización requiere la asistencia de un humano para completar tareas. Los bots de RPA residen pasivamente en una computadora y son activados por el usuario. Es más adecuada como una adición a las tareas humanas que como una solución de automatización total.

2. RPA Desatendida: Los bots de RPA desatendidos toman decisiones de forma autónoma y operan en segundo plano, completando tareas sin intervención humana. Son ideales para procesos back-end y manejo de datos donde no se necesita interacción constante con clientes.

3. RPA Híbrida: Combina elementos de RPA asistida y desatendida, ofreciendo una solución de RPA flexible que puede manejar tareas tanto de front-end como de back-end. Esta opción es ideal para grandes organizaciones con entornos diversos.

3 | Define tu Presupuesto: Precio del software RPA

El costo de implementar un sistema RPA puede variar significativamente dependiendo de la complejidad de las tareas a automatizar y el número de bots necesarios.

Pero, la buena noticia es que su ROI es bastante efectivo. Según estudios de Deloitte, la recuperación de la inversión en RPA se produce en menos de 12 meses.

Pero, ahora bien ¿cuánto cuesta, en promedio, un software RPA? Los precios van desde 2400 USD para funcionalidades limitadas, hasta 10000 USD para funciones extendidas.

Beneficios y Limitaciones del Software RPA

El software RPA ya ha demostrado su valía. Pero también sus limitaciones. 

Analicemos estos factores detalladamente. 

Beneficios del Software RPA

• Reduce los costos operativos: Utilizar bots de RPA para automatizar tareas repetitivas es menos costoso que contratar personal para realizar las mismas tareas. Según Deloitte, el 59% de las organizaciones reporta una reducción de costos significativa.
• Mejora la calidad: Los programas RPA producen resultados sin errores, eliminando el error humano y mejorando la calidad del trabajo. Deloitte señala que el 90% de las organizaciones experimenta una mejora en la precisión y calidad.
• Aumenta la productividad: Los bots pueden operar las 24 horas del día, lo que incrementa la eficiencia operativa. El 86% de las empresas observa una mayor productividad gracias a la automatización robótica de procesos.
• Optimiza el cumplimiento La implementación de RPA mejora el cumplimiento normativo. Según Deloitte, el 92% de las organizaciones logra un cumplimiento mejorado.
• Favorece la escalabilidad: Las organizaciones pueden empezar con pequeños proyectos de RPA y escalar a medida que ven los beneficios de la RPA. Las organizaciones que ya tienen implementado RPA establecen objetivos para automatizar hasta el 50% de su capacidad operativa.
• Mejora del Servicio al Cliente: RPA permite a los empleados enfocarse en tareas que requieren interacción humana, mejorando la atención al cliente. Según UiPath, el 57% de las empresas informa un mejor servicio al cliente gracias a RPA.
• Aumenta el compromiso de los empleados: Más de la mitad de las empresas encuestadas informan que RPA ha mejorado el compromiso de los empleados. Los empleados pueden enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor.
• Brinda más conocimiento sobre el cliente: El 67% de las organizaciones adquiere un conocimiento más profundo de los clientes gracias a RPA.

Limitaciones del Software RPA

• Es caro de implementar: La implementación inicial de un sistema RPA puede ser costosa y compleja, requiriendo tiempo y recursos significativos.
• Los empleados pueden resistir el cambio: La adopción de RPA puede enfrentar resistencia cultural y emocional dentro de la organización. Según UiPath, el 82% de las empresas enfrenta desafíos en la gestión del cambio.
• Puede desplazar a la fuerza laboral: La automatización de tareas repetitivas puede afectar ciertos puestos de trabajo, aunque también ofrece oportunidades para que los empleados se enfoquen en tareas de mayor valor estratégico.
• Implica nuevos retos en la protección de Datos y Gobernanza: Las empresas deben asegurar que los bots gestionen, almacenen y utilicen datos sensibles de manera segura. La falta de una adecuada gobernanza puede comprometer la seguridad de los datos.
• No brinda una automatización total: Actualmente, el software RPA solo puede automatizar partes de tareas específicas y no procesos completos. Especialmente aquellos que requieren una integración compleja con múltiples sistemas.

Presente y futuro del software RPA

El crecimiento de la industria del software RPA

El software RPA ha demostrado ser una tecnología revolucionaria que llegó para quedarse. Aunque su ritmo de crecimiento ha disminuido en comparación con su auge a principios de la década, esto es un fenómeno normal en el ciclo de vida de las tecnologías.

Durante su auge inicial, muchas grandes empresas adoptaron rápidamente esta tecnología de automatización, impulsadas por la necesidad de aumentar la eficiencia y reducir costos operativos.

Hoy en día, el software de RPA está mostrando signos fuertes de adopción por parte de pequeñas y medianas empresas (PYMEs). De hecho, según un informe de Xerox en 2021, el 80% de los líderes de PYMEs consideran que la automatización de tareas es crucial para su supervivencia, y dos tercios planean actualizar sus herramientas de automatización.

Este cambio indica que el software de automatización robótica de procesos está democratizándose y volviéndose accesible para una amplia gama de empresas. De hecho, actualmente, el 49% de las implementaciones de esta herramienta provienen de las pymes. 

El mercado global de RPA sigue en expansión, con proyecciones que estiman que alcanzará los 11 mil millones de dólares para 2027, según informes de McKinsey.

Tendencias en programas RPA

• Hiperautomatización: La hiperautomatización combina RPA con tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático. Esta integración permite automatizar tareas repetitivas y procesos complejos, reduciendo la intervención humana y minimizando el error humano. 
• Chatbots y Asistentes Virtuales Inteligentes: La automatización robótica de procesos está mejorando el servicio de atención al cliente mediante chatbots y asistentes virtuales. Estos sistemas brindan respuestas instantáneas las 24 horas del día, los 7 días de la semana. La inteligencia artificial generativa permite personalizar las interacciones, creando experiencias más naturales y satisfactorias.
• Testing y Simulación de Autómatas: Las plataformas avanzadas para la simulación y el testing de autómatas permiten identificar fallos y optimizar los programas RPA antes de su implementación. 
• Colaboración Humano-Bot: La integración de inteligencia artificial en RPA permite análisis avanzados y aprendizaje automático, mejorando la precisión y agilidad en la toma de decisiones. La colaboración humano-bot está emergiendo como una herramienta clave, permitiendo que los empleados se enfoquen en tareas de alto valor mientras los bots manejan tareas repetitivas.

Con esta información, ya estás listo para buscar un sistema RPA. Pero, si todavía tienes dudas puedes consultar con nuestros asesores en una breve llamada totalmente gratuita.