Software de Compras en Colombia

Elegir el software de compras para tu empresa en Colombia es una decisión para mejorar la eficiencia operativa y mantener un mejor control sobre tus gastos. Con tantas opciones en el mercado, es normal sentirse abrumado.
Pero no te preocupes, en esta guía te explicaremos los pasos que debes seguir para encontrar la solución ideal para tu negocio, adaptada tanto a tus necesidades actuales como a tu crecimiento futuro.

Además, te recomendaremos algunas alternativas específicas según las características que necesites, ¡Comencemos!

¿Qué son los software de compras?

Los software de compras son herramientas que permiten a las empresas gestionar y optimizar el proceso de adquisición de productos o servicios. A través de módulos, estos sistemas automatizan tareas como la gestión de proveedores, la creación de órdenes de compra, el control de inventarios y el seguimiento de pedidos.

Los módulos más comunes que podemos encontrar son:

• Módulo de proveedores.
• Módulo de órdenes de compra.
• Módulo de inventarios.
• Módulo de seguimiento.
• Módulo de facturación y pagos.

Cada módulo trabaja de manera interconectada, permitiendo que la información fluya entre ellos de forma automática. Esto asegura que las decisiones de compra se basen en datos actualizados.

Beneficios: ¿Qué gano con un software de compras?

• Reducción de costos de adquisición: Hasta un 20% de ahorro en gastos de compras, gracias a la automatización y a la mejor gestión de proveedores y contratos, según un estudio realizado por Informes de Expertos.
• Mejora en el control del gasto: Empresas que han implementado un software de compras gestionan más del 80% de su gasto total, lo que facilita el monitoreo en tiempo real y reduce el riesgo de gastos no autorizados o ineficientes, según el informe de KPMG Assets.
• Aceleración en los ciclos de compra: Se han registrado reducciones de hasta un 50% en los tiempos de procesamiento de órdenes de compra, lo que agiliza la cadena de suministro y mejora la relación con proveedores, según Informes de Expertos.

Módulos que debe incluir: ¿Qué debo mirar?

Al elegir un software de compras, es importante evaluar los módulos que se adapten a las necesidades específicas de tu empresa.

Aquí algunos módulos que deberías considerar:

• Gestión de proveedores: Permite registrar, evaluar y comparar a los proveedores, lo que facilita el proceso de selección y negociación. Además, incluye funciones de seguimiento de contratos y rendimiento de proveedores.
• Órdenes de compra: Este módulo debe automatizar la creación y el seguimiento de órdenes de compra, generándolas a partir de las necesidades de inventario o pedidos específicos, lo que ayuda a reducir errores humanos y acelerar el proceso.
• Control de inventarios: Sincroniza las compras con el inventario actual, evitando compras innecesarias o faltantes. También ayuda a gestionar niveles de stock de manera eficiente.
• Seguimiento de pedidos: Un buen software debe incluir la capacidad de monitorear en tiempo real el estado de las órdenes de compra, desde la solicitud hasta la entrega, lo que optimiza la cadena de suministro.
• Gestión de presupuestos: Integra herramientas para el control de los presupuestos asignados a cada área de compras, asegurando que los gastos no excedan los límites predefinidos.
• Facturación y pagos: Un módulo para gestionar las facturas y los pagos a proveedores es clave para mantener la fluidez en las relaciones comerciales y evitar retrasos en los pagos.

¿Cuánto cuesta un software de compras en Colombia?

El costo de un software de compras en Colombia varía dependiendo de las funcionalidades, la modalidad de implementación (nube o local) y el tamaño de la empresa que lo implementa.

En general, los precios mensuales pueden comenzar alrededor de los $20 USD por usuario para soluciones básicas, y subir hasta $450 USD mensuales para sistemas más completos y avanzados, como los que incluyen módulos de gestión de inventarios, compras y facturación.

Para empresas que requieren un sistema más robusto, como un ERP con integración de compras, los precios pueden oscilar entre $680.000 COP y $950.000 COP en planes iniciales con tarifas mensuales, dependiendo de los módulos que se incluyan.

Además, algunos proveedores ofrecen tarifas anuales con descuentos adicionales.

7 pasos para comenzar a elegir el software de compras perfecto

Vamos a hacerlo simple: elegir el software de compras adecuado no tiene por qué ser complicado. Con solo seguir estos 7 pasos, podrás identificar qué herramienta es ideal para tu empresa, sin importar su tamaño o necesidades.

Define tus necesidades específicas

Lo primero que tienes que hacer es analizar tu empresa. ¿Qué tipo de compras haces con más frecuencia? ¿Tu proceso es manual o necesitas automatizar cada detalle? Si tu empresa maneja altos volúmenes de inventario, te recomiendo un software que se conecte directamente con módulos de inventarios, como Precoro.

Recomendación: Si buscas un sistema sencillo para gestionar compras e inventarios, Odoo es una excelente opción por su versatilidad.

Verifica las integraciones con otros sistemas

Tu software de compras debe trabajar en conjunto con las herramientas que ya usas, como tu software de contabilidad o ERP. Asegúrate de que pueda conectarse con aplicaciones de impuestos locales o sistemas gubernamentales como DIAN en Colombia para facilitar la facturación electrónica.

Esto te evitará problemas con los reportes fiscales.

Si tu empresa opera en Colombia, asegúrate de que el software incluya integraciones con las normativas locales. Helisa y SAP Business One son opciones que ya tienen módulos para gestionar la facturación de impuestos en línea.

Evalúa la facilidad de uso y capacitación

Un sistema fácil de usar es clave para que tu equipo adopte el software de compras rápidamente. Considera herramientas que ofrezcan capacitación y soporte continuo, ya sea a través de sesiones en línea o documentación bien detallada.

GEP Software es conocido por su interfaz amigable y por ofrecer un buen soporte técnico.

Piensa en la escalabilidad

Tu empresa puede crecer, y tu software debe crecer con ella. Un problema común es que muchas empresas optan por un software de compras que inicialmente parece suficiente, pero al crecer, descubren que el sistema no puede manejar el aumento de usuarios o transacciones.

Recomendación: Si planeas expandir tu negocio, busca software como Ivalua, que es altamente escalable y adaptable a empresas de todos los tamaños.

Revisa las conexiones con plataformas de pago y proveedores

Si trabajas con varios proveedores, asegúrate de que el software permita conectar múltiples plataformas de pago o negociar fácilmente con tus proveedores. Gittic Compras es ideal si buscas automatizar las solicitudes a proveedores y tener mayor control sobre los pagos.

Ten en cuenta los costos y planes

Evalúa cuánto estás dispuesto a invertir. Algunos sistemas ofrecen modelos de pago por suscripción mensual, mientras que otros pueden requerir una compra única con pagos anuales por mantenimiento.

Si buscas un sistema económico con funcionalidades robustas, Siki Software ofrece planes desde $680.000 COP, ideal para PYMEs que quieren optimizar sus compras sin gastar una fortuna.

Prueba antes de comprar

Muchos softwares ofrecen pruebas gratuitas para que experimentes sus funciones. No te comprometas hasta estar seguro de que el sistema cubre tus necesidades.

Al seguir estos pasos, tendrás claridad sobre el software de compras ideal para tu negocio. Recuerda: define tus necesidades, verifica las integraciones con otros sistemas y prueba antes de comprar. ¡Toma decisiones informadas para que el software de compras sea una inversión!

¿Tienes dudas o necesitas más información sobre cuál software de compras se adapta mejor a tu empresa? ¡No te preocupes! Estamos aquí para ayudarte a tomar la mejor decisión. Consulta con nosotros a través de nuestro chat y obtén asesoramiento personalizado.