Programa de Órdenes de Trabajo en Colombia

¿Estás buscando un programa de órdenes de trabajo? ¿No sabes cómo elegir al correcto? 

Te guiamos:

¿Qué es un programa de órdenes de trabajo?

Un programa para órdenes de trabajo es una herramienta digital diseñada para facilitar la creación, gestión y seguimiento de las órdenes de trabajo dentro de una organización.

Estas órdenes pueden originarse por solicitudes de clientes o ser generadas internamente para la realización de tareas específicas. Como, por ejemplo, mantenimiento o reparación de activos, vehículos, maquinaria, herramientas, o instalaciones.

El software de gestión de órdenes de trabajo permite a los usuarios:

• Organizar las tareas pendientes.
• Priorizarlas según la urgencia o importancia.
• Asegurar su ejecución oportuna.

¿Quiénes utilizan un software de gestión de órdenes de trabajo?

Los programas de órdenes de trabajo desempeñan un papel crucial en diversas industrias:

• En la industria de reparto y transporte, el software de gestión de órdenes de trabajo es indispensable para el mantenimiento de vehículos y equipos móviles, facilitando además el enrutamiento y el despacho a través del uso de GPS. 
• En el sector de manufactura, estas aplicaciones se especializan en la gestión de la calidad y el control de inventario, enfocándose en la inspección de productos y la coordinación de la evaluación de calidad. Aquí, el software de gestión se integra frecuentemente con sistemas computarizados de gestión de mantenimiento (CMMS).
• Para el mantenimiento de instalaciones, estos programas son fundamentales para organizar y ejecutar tareas de mantenimiento, utilizando características como el seguimiento basado en la ubicación. Esta capacidad asegura que el personal de mantenimiento pueda identificar eficientemente los lugares donde se necesita trabajo.

¿Programa de órdenes de trabajo, CMMS o gestión de servicio en campo? ¿Es lo mismo?

Al seleccionar un programa para órdenes de trabajo, es crucial comprender las diferencias y aplicaciones específicas de cada tipo de software disponible en el mercado, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa.

Un programa de órdenes de trabajo se centra en la creación, organización y seguimiento de tareas asignadas. Mientras que un sistema de gestión de mantenimiento asistido por computadora (CMMS) y un software de gestión de servicio de campo (FSM) ofrecen capacidades extendidas adaptadas a contextos particulares.

Un software de gestión de órdenes de trabajo independiente es ideal para empresas que buscan una solución específica para mejorar la gestión de las órdenes de trabajo.  Son especialmente útiles cuando se integran con otras herramientas como CRM o software de seguimiento de activos, satisfaciendo una amplia gama de necesidades específicas.

Por otro lado, un CMMS es una solución más comprensiva que no solo abarca la gestión de órdenes de trabajo, sino también el mantenimiento preventivo, inspecciones y reparaciones. Este tipo de plataforma es invaluable para organizaciones con responsabilidades de mantenimiento extensas, como aquellas con múltiples instalaciones o equipos. 

Finalmente, el software de gestión de servicio de campo (FSM) se adapta a empresas que gestionan equipos de trabajo en exteriores, como servicios de HVAC, plomería o electricidad. Estas plataformas ofrecen funcionalidades específicas para el manejo de servicios de campo, incluyendo la asignación de tipos de órdenes de trabajo en tiempo real y el seguimiento de vehículos.

Beneficios de usar un software de administración de órdenes de trabajo

• Reducción de problemas inesperados: Permite la programación de mantenimiento preventivo, anticipándose a fallos antes de que ocurran.
• Datos detallados y presupuestos mejorados: Proporciona información valiosa para la planificación y presupuestación precisa, mejorando la gestión de las órdenes.
• Aumento de la eficiencia: La automatización de procesos minimiza el papeleo y centraliza la gestión en una interfaz intuitiva y fácil de usar.
• Acceso controlado a la información: Asegura que solo el personal autorizado pueda hacer cambios o acceder a información, mejorando la seguridad y rendición de cuentas.
• Seguimiento del progreso en tiempo real: Ofrece visibilidad completa del avance de las órdenes y aumenta la productividad mediante el uso eficiente de los recursos.
• Automatización de la gestión de inventario: Integra el seguimiento de inventario para automatizar las requisiciones de equipos o partes necesarias, previniendo la escasez o el exceso de inventario.

¿Qué funciones debes buscar en un programa de órdenes de trabajo?

¿Ya has identificado que lo que necesitas es un programa de órdenes de trabajo? 

El siguiente paso es revisar cuáles son las funciones que no le pueden faltar a tus opciones de software: 

Creación y modificación de órdenes de trabajo

Una característica fundamental es la posibilidad de generar y ajustar órdenes de trabajo de manera intuitiva y fácil. Esto permite a los usuarios manejar desde solicitudes de mantenimiento hasta reparaciones con plantillas que guían la comunicación precisa de necesidades y directrices.

La eficacia en este aspecto simplifica enormemente el proceso de gestión de órdenes, desde su inicio hasta su conclusión.

Seguimiento del progreso

La capacidad de monitorear el estado de cada orden a través de sus distintas fases es crucial. Este seguimiento facilita la priorización y asignación eficiente de recursos, asegurando que los activos críticos reciban la atención requerida de manera oportuna.

Además, permite a los usuarios programar mantenimiento preventivo, aumentando así la eficiencia operativa y reduciendo los tiempos de inactividad.

Reportes de órdenes de trabajo

Los datos recopilados a lo largo del proceso de gestión de las órdenes proporcionan insights valiosos sobre tendencias, costos y rendimiento operativo.

Esta información es crucial para la toma de decisiones estratégicas, permitiendo a la gestión entender mejor cómo optimizar recursos y procesos para aumentar la productividad.

Integración de sitio web/software

La habilidad de un programa para órdenes de trabajo para integrarse sin problemas con otros sistemas dentro de la organización es vital.

La integración mejora la eficiencia al facilitar la comunicación entre plataformas, como la automatización de pedidos de partes necesarias que no estén en inventario, a través de un software de gestión de compras.

Código de barras

La implementación de un sistema de código de barras agiliza significativamente el seguimiento del inventario y los activos.

Al escanear, los usuarios obtienen acceso instantáneo a información detallada, reduciendo el tiempo dedicado a la búsqueda manual en la base de datos y mejorando la precisión del seguimiento del progreso.

Acceso móvil

En un mundo donde el trabajo no se limita a una oficina, el acceso móvil a aplicaciones de órdenes de trabajo es una necesidad.

Esta funcionalidad ayuda a las organizaciones a mantener la eficiencia operativa, permitiendo al personal de campo gestionar órdenes en tiempo real, independientemente de su ubicación.

Actualizaciones de estado

La visibilidad en tiempo real del estado de cada orden de trabajo facilita una gestión más eficiente y permite ajustes proactivos en la asignación de recursos.

Esta transparencia en el seguimiento del progreso es clave para mantener a todas las partes informadas y asegurar una entrega puntual.

Cambio de órdenes y aprobación basada en reglas

La flexibilidad para adaptar órdenes de trabajo sobre la marcha y un sistema de aprobación que se ajuste a la lógica operativa de la empresa son esenciales para una gestión ágil.

Estas características permiten a la organización responder rápidamente a cambios imprevistos, manteniendo el flujo de trabajo eficiente y coherente.

¿Cuánto cuesta un software de Administración de Órdenes de Trabajo?

La estructura de precios para estos programas suele basarse en modelos de suscripción, con tarifas que se aplican mensual o anualmente. Los proveedores ofrecen diversos paquetes, que varían desde opciones básicas hasta versiones avanzadas o profesionales, adecuándose a un amplio espectro de necesidades específicas.

Los precios de un software de gestión de órdenes de trabajo pueden oscilar desde aproximadamente $40 mensuales para un usuario único, escalando hasta $200 o más por mes para licencias de múltiples usuarios.