Software Punto de Venta en Colombia

¿Buscas un software de punto de venta pero no sabes por dónde empezar? 

Te ayudamos a elegir el programa de punto de venta correcto y te mostramos los sistemas más usados actualmente ¡Empecemos!

1 | Identifica las necesidades de tu empresa

Antes de elegir un software de punto de venta, es crucial evaluar detenidamente las necesidades específicas de tu negocio. Cada empresa tiene características y desafíos únicos, y seleccionar el software adecuado puede marcar la diferencia en la eficiencia y rentabilidad. Aquí se presentan algunos aspectos clave a considerar, acompañados de ejemplos concretos para ilustrar cómo un POS puede satisfacer estas necesidades.

Tipo de negocio y sus requisitos

Primero, debes considerar el tipo de negocio que operas. Las necesidades de una tienda de ropa son muy diferentes de las de un restaurante o una cafetería.

• Tienda de ropa: Necesitarás un sistema que permita la gestión de inventario por talla, color y estilo. Un POS que se integra con tu tienda en línea es esencial para mantener sincronizados los inventarios y evitar errores de stock.
• Restaurante: Aquí, las funciones específicas como la gestión de mesas, la división de cuentas y la integración de órdenes en línea son cruciales. Además, un sistema que permita actualizaciones rápidas del menú y promociones especiales es beneficioso.

Tamaño del negocio y número de sucursales

El tamaño del negocio y si tiene múltiples sucursales también influyen en la elección del software.

• Negocio pequeño con una sola ubicación: Un sistema sencillo con funciones básicas puede ser suficiente. La prioridad aquí es la facilidad de uso y un costo accesible.
• Cadena con múltiples sucursales: Necesitarás un POS con gestión centralizada que permita ver el inventario y las ventas en todas las ubicaciones en tiempo real. Esta centralización facilita la toma de decisiones y mejora la eficiencia operativa.

Identifica tus desafíos actuales

Identificar los problemas actuales en tu negocio puede ayudarte a elegir un POS que los resuelva de manera efectiva.

• Alto volumen de transacciones: Si tu negocio maneja un gran número de ventas diarias, un sistema con alta capacidad de procesamiento y que minimice el tiempo de espera en caja es crucial. La rapidez y eficiencia en el punto de venta mejoran la experiencia del cliente.
• Productos variados: Si manejas una amplia gama de productos, necesitas un POS que permita categorizar y gestionar eficientemente el inventario. Esto incluye la capacidad de realizar ajustes rápidos y precisos en el sistema.
• Lentitud en el procesamiento de transacciones: Si los clientes hacen largas colas en la caja, necesitas un sistema de punto de venta rápido y eficiente que soporte múltiples métodos de pago. Un POS que permita transacciones rápidas reducirá el tiempo de espera y mejorará la satisfacción del cliente.
• Gestión de inventarios ineficiente: Si tienes dificultades para calcular cuándo y cuánto inventario pedir, busca un sistema con capacidades avanzadas de gestión de inventarios. Un buen POS debe ofrecer alertas automáticas para la reposición de productos y la generación de órdenes de compra.
• Seguimiento de datos de ventas y clientes: Un sistema integrado con CRM te permitirá capturar información detallada sobre tus clientes y sus hábitos de compra. Esto facilita la creación de campañas de marketing personalizadas y mejora la retención de clientes.
• Integración con estrategias de marketing: Si necesitas un sistema que soporte múltiples canales (omnicanal), elige un POS que sincronice ventas e inventario entre la tienda física y el e-commerce. Esto proporciona una experiencia de cliente uniforme y facilita la gestión centralizada.

2 | Ten en cuenta los requisitos

Un sistema POS no funcionará de manera óptima si el hardware no cumple con los requisitos mínimos. La compatibilidad entre el software y el hardware asegura un rendimiento fluido, evitando interrupciones y mejorando la eficiencia operativa.

Asegúrate de revisar estos requisitos y compararlos con el hardware existente en tu negocio. Si es necesario, invierte en actualizar tu equipo para garantizar que el software de punto de venta funcione de manera óptima

Para el servidor, necesitarás:

Para las estaciones de trabajo:

3 | Establece un presupuesto para el software de punto de venta: Precio

Establecer un presupuesto claro es crucial al comprar software de punto de venta. Aquí se detallan los elementos clave a considerar al fijar un presupuesto:

1. Costo inicial de instalación e infraestructura: Si ya tienes hardware compatible, puedes ahorrar en costos iniciales. Verifica si tu equipo actual cumple con los requisitos del nuevo software. Si necesitas nuevo hardware, considera la inversión en computadoras, impresoras de recibos, lectores de códigos de barra y cajas registradoras.

2. Costos de procesamiento de pagos: La mayoría de los sistemas POS cobran una tarifa por transacción, que suele ser un porcentaje de cada venta más una tarifa fija. Investiga las tarifas de diferentes proveedores y cómo impactarán en tus márgenes de ganancia.

3. Otras cuotas por procesamiento: Algunos sistemas POS pueden tener tarifas adicionales por devoluciones, incumplimiento de transacciones o por el uso de ciertas funcionalidades avanzadas. Asegúrate de comprender todas las tarifas asociadas antes de tomar una decisión.

4. Costo del equipo: Si alquilas el equipo, asegúrate de incluir las cuotas mensuales en tu presupuesto. Considera la durabilidad y la calidad del hardware para evitar costos de reemplazo a corto plazo.

5. Tarifas del sistema punto de venta: Los costos de suscripción varían según el proveedor y el paquete de servicios. Algunos ofrecen una tarifa plana mensual, mientras que otros cobran en función del volumen de transacciones o el número de usuarios. Compara las diferentes opciones para encontrar la que mejor se adapte a tu negocio.

¿Cuánto cuesta un software de punto de venta?

Los software de punto de venta, en los planes de precios por licencia, arrancan a partir de los 1000 pesos mexicanos por computadora. 

Los planes mensuales, en su versión por suscripción, empiezan a partir de los 300 pesos mexicanos. 

4 | Compara entre los distintos sistemas de punto de venta

Ya tenemos los elementos básicos para salir a investigar al mercado. Pero, ¿qué tienes que analizar?

Ten en cuenta que existen varios tipos de software de punto de venta en el mercado, cada uno con sus propias funcionalidades y ventajas.

Aquí algunos aspectos a considerar al comparar:

Funcionalidades y características del software de punto de venta

Revisa que el programa de punto de venta que elijas tenga, al menos, las siguientes funciones:

• Gestión centralizada de clientes: Captura y utiliza la información de los clientes para mejorar las campañas de marketing y el servicio al cliente.
• Gestión centralizada de productos: Administra inventarios y precios de productos desde una plataforma centralizada.
• Devoluciones: Facilita la reversión de transacciones y la generación de asientos contables necesarios.
• Descuentos y cupones: Implementa descuentos y cupones escaneables para un proceso de pago eficiente.
• Administración de inventario: Gestiona inventarios en tiempo real y optimiza la reposición de productos.
• Informes: Genera informes detallados sobre ventas, inventarios y comportamiento del cliente.
• Omnicanal: Integra múltiples canales de venta para una experiencia de cliente uniforme.
• Servicio al cliente: Asegúrate de que el proveedor ofrezca soporte técnico confiable y rápido.

Compatibilidad

El sistema POS debe ser compatible con otros dispositivos y servicios en tu negocio. Investiga si el sistema es compatible con:

Hardware

• Computadora
• Lector de códigos de barra
• Lector de tarjetas
• Escáneres
• Impresora de recibos
• Cajón de dinero o caja registradora

Software

• CRM
• Gestión de empleados
• ERP
• Software de inventarios
• E-commerce
• Software de contabilidad

Red:

Una buena conexión a internet es esencial para el funcionamiento de un sistema de punto de venta. Asegúrate de contar con una velocidad mínima de 4 MB para operaciones fluidas.

Alojamiento

El software POS puede ser local, basado en la nube o híbrido.

• Local: Instalado en los servidores de la empresa. Mayor control pero más costoso de mantener.
• Basado en la nube: Ejecutado en servidores remotos. Menor costo de hardware pero menos control sobre las actualizaciones.
• Híbrido: Combina elementos de los sistemas locales y basados en la nube.

Pero, ante todo, asegúrate que tenga autonomía offline y online. Permite procesar pagos y capturar datos incluso sin conexión a internet, sincronizando toda la información cuando el sistema vuelva a estar en línea.

Los mejores software de punto de ventas

Entonces, nos queda responder a la pregunta "¿qué software para puntos de ventas me recomiendan?". Como hemos visto, no hay un único software ideal. Depende de tu situación. 

Pero si podemos darte una pequeña guía para que empieces a investigar. ¿Cómo darnos una idea de cuáles son los mejores? Revisando los software de punto de ventas más usados en México:

• Square POS: Ideal para pequeñas empresas por su facilidad de uso y bajo costo.
• Shopify: Sobresale en la integración de comercio electrónico.
• Clover: Destaca por su hardware POS y herramientas de retención de clientes.
• Lightspeed: Excelente opción para minoristas con amplias funcionalidades de gestión de inventario.
• TouchBistro: Ofrece soluciones especializadas para restaurantes y cafés.

Bonus: Recomendaciones a la hora de elegir un software de punto de ventas

Pide un demo

Antes de tomar una decisión, solicita una demostración en vivo del sistema POS. Si el sistema cumple con tus expectativas, pide una prueba gratuita por varias semanas para evaluar su desempeño en el entorno real de tu negocio.

En los listados de nuestra categoría, podrás encontrar acceso prueba gratuitas de cada sistema de punto de venta.

Pide recomendaciones

Investiga la reputación del proveedor antes de decidir cuál es el mejor software para administrar tu punto de venta. Un proveedor confiable y con experiencia sólida será una garantía de calidad y respaldo a largo plazo.

Puedes comenzar leyendo reseñas y opiniones de otros clientes. 

O, también, puedes consultar con nuestros asesores experto. En una breve llamada, totalmente gratuita, te guiarán hacia los productos más convenientes para tu caso.